Cartella sanitaria e di rischio digitale: cosa prevede la normativa

La cartella sanitaria e di rischio è il documento in cui il medico competente raccoglie, per ciascun lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, le informazioni sanitarie e di rischio. Sempre più studi la tengono su supporto informatico. Cosa dice la norma, e a cosa conviene prestare attenzione?

Chi deve istituirla

L’obbligo è del medico competente. L’art. 25, comma 1, lettera c) del D.Lgs. 81/2008 prevede che il medico competente istituisca, aggiorni e custodisca, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, conservandola con salvaguardia del segreto professionale. Il contenuto minimo è indicato nell’Allegato 3A del decreto.

Alla cartella si collegano altri obblighi dello stesso articolo 25, comma 1:

• alla cessazione dell’incarico, il medico consegna al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e con salvaguardia del segreto professionale (lettera d);
• alla cessazione del rapporto di lavoro, consegna al lavoratore copia della cartella e le informazioni sulla sua conservazione; l’originale va conservato dal datore di lavoro per almeno dieci anni, salvo diverso termine previsto da altre disposizioni (lettera e);
• in occasione della visita preventiva, anche preassuntiva, chiede al lavoratore di esibire copia della cartella rilasciata alla risoluzione del precedente rapporto e ne valuta il contenuto, salvo oggettiva impossibilità di reperirla (lettera e-bis);
• su richiesta del lavoratore, gli rilascia copia della documentazione sanitaria (lettera h).

È consentito tenerla in formato digitale?

Sì, nei limiti previsti. L’art. 53, comma 1, consente l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal decreto. La Commissione per gli interpelli del Ministero del Lavoro, nell’interpello n. 4/2019, ha letto insieme gli artt. 25 e 53 concludendo che l’uso di sistemi informatici è ammesso (documento del Ministero del Lavoro, seduta del 28 maggio 2019).

Il comma 2 dello stesso articolo indica a quali condizioni. Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema devono assicurare che:

• l’accesso alle funzioni sia consentito solo ai soggetti espressamente abilitati dal datore di lavoro;
• la validazione delle informazioni sia consentita solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati, e sia univocamente riconducibile a chi l’ha effettuata, tramite un codice identificativo autogenerato;
• le informazioni di modifica, comprese quelle sulle generalità e sui dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
• sia possibile riprodurre su supporto a stampa, per singolo documento, le informazioni memorizzate;
• le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici e siano adottati programmi di protezione e controllo contro i codici virali;
• l’esercente del sistema rediga una procedura che descriva dettagliatamente le operazioni per la gestione del sistema (senza riportare i codici di accesso).

Il comma 4 aggiunge che la documentazione, cartacea o informatica, va custodita nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Il punto non è se si può usare un software, ma come si garantiscono riservatezza, controllo degli accessi e custodia della cartella. Si tratta di condizioni che riguardano il sistema nel suo complesso (prodotto, configurazione e procedure), non la sola scheda tecnica del software.

Chi può accedere ai dati

Lo stesso interpello ha chiarito che, quando i dati sanitari sono custoditi in un database aziendale, devono essere adottate soluzioni, concordate tra datore di lavoro e medico competente, che garantiscano l’accesso ai dati solo al medico competente, senza permetterlo né al datore di lavoro né all’amministratore di sistema.

Per chi sceglie un gestionale ne derivano domande concrete:

• Il sistema distingue i ruoli (medico, collaboratore, amministratore)?
• Chi non è il medico può vedere il contenuto delle cartelle?
• Gli accessi sono tracciati?
• Dove sono conservati i dati e chi li amministra?

Cosa chiedere a un fornitore di software

1. Gerarchia di accesso. Il medico deve poter lavorare con collaboratori che inseriscono dati, senza che questi vedano più di quanto serve.
2. Custodia e luogo di conservazione. Come e dove sono archiviati i dati, con quali garanzie contrattuali.
3. Sincronizzazione e continuità. Cosa succede quando si lavora senza rete e come si riallineano i dati.
4. Firma e documenti. Come si firmano certificati e giudizi e come restano collegati alla cartella.
5. Ruoli privacy. Chi è titolare e chi responsabile del trattamento, e come si regolano i rapporti.

Come si traduce in KIRKIMed

KIRKIMed organizza la cartella digitale con accessi gerarchici (il collaboratore inserisce i dati, solo il medico ha la visione completa e l’accesso al CRM), sincronizzazione tra app e CRM e aggiornamento delle cartelle in tempo reale. Dove risiedono i dati e quali misure tecniche sono adottate dipende dall’architettura concordata: sono temi da verificare in una demo, prima della scelta.

In sintesi

• L’obbligo di istituire e custodire la cartella è del medico competente (art. 25).
• L’uso di sistemi informatici è consentito (art. 53, comma 1).
• L’accesso ai dati sanitari deve restare riservato al medico competente.
• La scelta del software è anche una scelta di organizzazione e di responsabilità.

Riferimenti normativi: testo vigente del D.Lgs. 81/2008, consultato su Normattiva il 14 ottobre 2026. Questa guida è informativa e non sostituisce un parere legale. Per il giudizio di idoneità e i suoi allegati alla cartella vedi la guida sul giudizio di idoneità.